ビジネスメールの正しい書き方とマナー
について解説しています。
メールの基本
ネットビジネスでは、コンサルを受けている先生や
ビジネスの先輩宛にメールする機会も多いでしょう。
そんなあなたがメールを送信する相手には、1日に何通ものメールが届く中
忙しい仕事の合間に時間を割いて、あなたのメールを読んでくれるわけですから
相手のことをいちばんに考え、なるべく時間を取らせない工夫をしましょう。
読みやすくする工夫
メールを送る時には、時間を取らせないように
次にのような工夫をしましょう。
・件名
メールがたくさん届く人は、件名によって内容を把握しています。
件名がなかったり、「お世話になっております」といった件名だと
読まれなかったり、最悪の場合迷惑メールだと思われ削除されるかもしれません。
件名だけでも本文の内容がわかるようにしておきましょう。
また、注意を促したい文言には、【】で見出しをつけましょう。
（【重要】【至急】など）
・本文
時候の挨拶は必要ありませんが、礼儀として
「はじめまして。○○です」（初めてメールする場合）
「お世話になっております」
などのあいさつは行いましょう。
くれぐれも、要件から始めないようにしてください。
短時間で内容が理解できるようにメールの構成も工夫しましょう。
結論→理由→具体例→まとめ
の順番で文章を書いていくと伝わりやすいです。
はじめに、結論が書かれているのであなたの言いたいことが
即座に伝わります。
・用件は1メールにつき1つ
「用件は1メールに1つ」にしましょう。
1つのメールに複数の用件があるとやりとりをしているうちに
どの用件が回答済みなのかわからなくなるなど混乱をきたし
それがトラブルの元になったりします。
1つのメールにつき用件を1つだけにしておくと
伝えたいことが伝わりやすいですし、トラブルも防げます。
敬語の使い方
会話に限らず、メールでも敬語を正しく使うことはとても大切です。
敬語が正しく使えていないと相手に不快感を与えますし
間違いが多いとあなたの信用にも関わってきます。
そこで、今回は、本当は誤用なのについ使ってしまいがちな敬語表現をご紹介します。
この機会にチェックしてみてください。
・よろしくお願い致します
「致します」と漢字で表記すると動詞の用法になり
「そのことが元で、よくない結果を引き起こす」という意味を含んでしまいます。
ひらがなの「いたします」は、補助動詞「する」の謙譲語・丁寧語で
よくない意味はありません。
「よろしくお願いいたします」とひらがな表記を使いましょう。
・大変参考になりました
参考という言葉は、「自分の考えを決める際の足しにする」という意味です。
目上の人に使う言葉としては適切ではありません。
目上の人には「大変勉強になりました」を使いましょう。
・お身体ご自愛ください
「ご自愛ください」はメールのやり取りの最後に使われることの多い言葉です。
自愛は「自分の体を大切にする」ということですから、お身体は不要です。
「ご自愛ください」が正しい表現です。
・お世話になります
「お世話になります」は、メールではよく使う言葉ですよね。
本来の意味は「いつもビジネスの関係を取り持っていただいて、ありがとうございます」
ですから、初対面の人には使えません。
初対面の人にメールを送る際は
「初めてメールを送らせていただきます。○○です」という挨拶が適切です。
長文メールのマナー
メールの文章量として適切なのは、スクロールしなくても読める分量です。
それ以上になると長文となり、読む側の負担となってしまいますので
メールを送る際は、なるべくこの範囲におさめましょう。
やもをえず長文を送る場合は、次のようなテクニックを使って
読みやすい工夫をしてください。
・長文のメールである旨を伝える
メールの件名や本文の冒頭で、長文である旨のお断りをしましょう。
件名：△△の件です（長文となっております）
本文：「長文ですのでお時間のあるときにお読みください。」
の一文を冒頭に加える
・メールの整理、調整をする
1.適度に、改行して読みやすくします。
ただ、改行が多くなると逆にスクロールが必要となりますので
注意しましょう。
2.メールの全文を要約し、最も伝えたい内容を
はじめに書いておくと詳細が伝わりやすいです。
3.段落ごとにわけ、見出し（「●」「■」）をつけると
わかりやすくなります。
ファイルを添付する場合
メールにデータを添付する場合は次のことに注意します。
・ウイルスに感染していないか事前にチェックする
・相手のパソコンで閲覧できるファイルか確認する
・ファイルのデータ容量に注意する
相手の利用しているプロバイダによっては
メールサーバの使用量に制限があります。
大容量のデータは、圧縮しておくりましょう。
ま と め
・ビジネスメールを送る場合には相手のことをいちばんに考え、
なるべく時間を取らせない工夫が必要です。
・敬語が正しく使えていないと相手に不快感を与えてしまうので
敬語の使い方には十分気をつけましょう。
・メールがやもをえず長文となってしまった時は、テクニックを駆使して
読みやすくなるように工夫しましょう。
最後まで読んでいただいてありがとうございます。
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