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【日々のタスクや行動に優先順位をつけて効率的に作業する方法】時間管理に有効なアイデアを詳しく解説。

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日々のタスクや行動に優先順位をつけて効率的に作業する方法
について解説しています。

作業が終わらない原因

 

私は、以前は、時間をかけて作業をしているのに一向に目の前のタスクが片付かない
ということがよくありました。

というのも、その時は、まずは、急ぐからと緊急度の高いタスクから
手をつけている状態だったからです

確かに、緊急度の高いタスクを放置しておくと
あと処理が大変ですから急いでやらないといけません。

でも、緊急度の高いタスクの中には、重要度の低いものもあります。
なので、重要度の高いものと低いものを同じ基準で処理すると
効率が悪くなるんですよね。

 

作業を緊急性と重要性で分ける

 

そんな場合は、そのタスクの緊急度だけではなく重要度も加えて
考えてみるとよいそうです。

緊急度と重要度でタスクを分類する際に有効なのが
時間管理のマトリックスです。

ただし、タスクを分類する時は、行動も同時に分類しておきましょう。
そうすれば、無意識のうちに行っていた行動パターンがわかるので
いかに日頃、時間を無駄に使っていたかの認識ができるようになります。

タスクを分類する際は、次の基準で分類してください。
縦軸が重要度、横軸が緊急度となっています。

 

時間管理のマトリックス

 

・第一領域~緊急かつ重要なこと

病気や災害
締め切りのある仕事
クレーム対応

・第二領域~緊急ではないが重要なこと

将来のための人間関係づくり
健康維持のため活動
自己啓発

・第三領域~緊急だが重要ではないこと

他人のための電話対応
意味のない会議
意味のない飲み会

・第四領域~緊急でも重要でもないこと

待ち時間
ダラダラとテレビを見る
目的のないネットサーフィン

 

第二領域の重要性

 

4つの領域のなかで、一番重要なのが第二領域です。
というのも、この領域はあなたの資産(実力)となる分野であり
ここを充実させるかどうかであなたの未来が決まるからです。

 

また、この領域は健康にも関わっているため
疎かにしていると、最悪の場合は病気になるかもしれません。

そうなると、すぐに対処しなければいけなくなって
緊急度の高い第一領域に変わってしまい、余計に忙しくなってしまいます。
なので、日頃から気を配っておくべき領域でもあります。

 

第二領域の時間を作るには

 

第二領域は、資産(実力)となる分野です。
そして、実力をつけるには、人間関係を構築する努力や
自己啓発の勉強を継続していくことが必要です。

でも、実力というのは、一朝一夕に身につくものではありませんよね。

なので、実力を身につける時間を確保しましょう。

その時間は第三・四領域のタスクを減らして作っていきます。

・第四領域

まず、第四領域で減らせるものは減らしていきましょう。
でも、一気に減らしてしまうと、ストレスとなってしまいます。

すぐに出来るところから減らしていきましょう。

・第三領域

第三領域のタスクは、自分でないと出来ないことなのか確認しましょう。
自分でないとダメなことなら仕方ないですが
そうでないなら、他の人に任せるなどして減らしましょう。

 

効率的に作業するには

 

実際に作業をする際は、緊急度も重要度も高い
第一領域を片付けてから第二領域の作業にとりかかるようにします。

そして、時間の余裕があれば、第三領域の作業をこなしていきます。
なお、第四領域は、緊急でも重要でもないことなので、できるだけ削減します。

実は、急ぐ案件だからと優先順位も考えずに
タスクをこなしていると、第一領域をやっているつもりが
第三領域のタスクだったということはよくあることです。

そうなってしまうと、一向に作業が片付かず
重要な第二領域にとりかかる時間も無くなってしまいます。

そして、そのストレス解消のために緊急でも重要でもないことに手が出てしまい
作業効率が落ちてしまうという悪循環に陥ってしまいます。

まさに、わたしがこんな状態で
ちょっと休憩するつもりが、ダラダラとネットサーフィンに
時間を使っていたということがよくありました。

ですが、このように、優先順位に沿って作業をすすめていけば
心に余裕も生まれるので、ストレスで増えていた第四領域の時間
も自然に減っていき、その分作業もはかどるようになります。

 

ま と め

 

・効率的に作業するならタスクを緊急度と重要度で分けて考えましょう。

・タスクを緊急度と重要度で振り分ける際には時間管理のマトリックスを使いましょう。

・振り分けたタスクを優先順位に沿って作業を進めれば、心の余裕がうまれるのでストレスも減って作業もはかどるようになります。

最後まで読んでいただいてありがとうございます。

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